Doccle-Konto für Buchhalter

Peppol-Registrierung für Ihre Kunden über das Doccle-Konto für Buchhalter

Ab dem 1. Januar 2026 ist die elektronische Rechnungsstellung über Peppol gesetzlich für Transaktionen zwischen Unternehmen vorgeschrieben.
Mit dem Doccle-Konto für Buchhalter können Sie als Buchhalter die Peppol-Registrierung Ihrer Kunden selbst vornehmen, ihre E-Rechnungen überwachen und die Dokumente automatisch in Ihrer Buchhaltung empfangen.

Was ist das Konto für Buchhalter?

Das Doccle-Konto für Buchhalter ist ein spezielles Doccle-Konto, das Sie separat von Ihrem persönlichen Doccle-Konto verwenden.
Mit diesem Konto können Sie:

• Kunden für Peppol registrieren, ohne dass diese selbst den ersten Schritt machen müssen.
• Die Peppol-Verbindungen für eingehende und ausgehende Rechnungen mit den Doccle-Konten Ihrer Kunden teilen, damit diese ihre Rechnungen verfolgen können.
• Festlegen, wie die Dokumente bei Ihnen ankommen (automatische Weiterleitung an Ihre Buchhaltungssoftware, über Voila/Codabox oder manuelles Herunterladen).

Vorbereitung

1. Erstellen Sie ein separates Doccle-Konto für Ihr Büro
   Gehen Sie auf doccle.be

2. Wählen Sie Kostenloses Konto erstellen und registrieren Sie sich mit den Daten Ihres Büros.

   Tipp: Verwenden Sie eine neutrale Büro-E-Mail-Adresse und nicht Ihr persönliches Doccle-Login, um Verwechslungen mit privaten Dokumenten zu vermeiden und Ihre Zugangsdaten bei Bedarf mit Mitarbeitern teilen zu können.

3. Melden Sie sich am Konto an
   Verwenden Sie Ihre neuen Anmeldedaten, um auf das Doccle-Konto zuzugreifen.

Kunden für Peppol registrieren

Schritt 1 – Registrierungen einreichen

• Öffnen Sie das Registrierungsformular
  ➡️ Peppol für Ihre Kunden registrieren.
• Geben Sie für jeden Kunden die erforderlichen Daten für Peppol ein (Unternehmensnummer und E-Mail-Adresse) oder fügen Sie eine Kundenliste als Anhang hinzu (über eine herunterladbare Excel-Datei).
• Senden Sie die Daten an Doccle.

Schritt 2 – Vertrag unterschreiben

• Nach dem Einreichen der Registrierung erhalten Sie einen Vertrag von Doccle, versendet von noreply@sign.gonitro.com.
• Lesen und unterzeichnen Sie den Vertrag digital mit itsme.
• Sobald der unterschriebene Vertrag vorliegt, schließt Doccle die Peppol-Registrierungen Ihrer Kunden ab.
  Hinweis: Die Registrierung kann bis zu 3 Werktage dauern.

Schritt 3 – Peppol-Verbindungen mit Ihren Kunden teilen

• Gehen Sie in Ihrem Doccle-Konto zur Liste der Verbindungen.
• Klicken Sie auf die drei Punkte neben der Verbindung, die Sie teilen möchten, wählen Sie Teilen und geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Kunden ein.
• Der Kunde erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink:
    • Bestehender Doccle-Nutzer: Die Verbindung wird automatisch hinzugefügt.
    • Neuer Nutzer: Der Kunde erstellt kostenlos ein Doccle-Konto und sieht sofort die Verbindung.
• Der Kunde kann nun seine Rechnungen selbst verfolgen, herunterladen und bezahlen.

➡️ Mehr Infos: Wie teile ich meine Dokumente mit einem anderen Doccle-Konto?

Schritt 4 – Optional: DocclePro für den Kunden aktivieren

Hinweis: Diese Schritte müssen vom Kunden selbst durchgeführt werden.

• Der Empfang von E-Rechnungen ist kostenlos und wird automatisch bei der Registrierung aktiviert – der Kunde muss hierfür nichts tun.
• Möchte der Kunde auch Rechnungen versenden über Peppol, muss er in seinem eigenen Doccle-Konto ein DocclePro-Abonnement aktivieren:
  1. Melden Sie sich im Kundenkonto an.
  2. Klicken Sie oben rechts auf den Benutzernamen und wählen Sie E-Rechnung senden.
  3. Wählen Sie das Unternehmen, dem das DocclePro-Abonnement berechnet werden soll, und folgen Sie den Zahlungsanweisungen.

Schritt 5 – Festlegen, wie Sie die Dokumente empfangen

Als Buchhalter entscheiden Sie selbst, wie die eingehenden und ausgehenden Peppol-Dokumente bei Ihnen ankommen:

• Automatische Weiterleitung: Rechnungen werden direkt an Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihre E-Mail-Adresse gesendet.
• Manuelles Herunterladen: Melden Sie sich am Konto an und laden Sie die Rechnungen herunter, wann immer Sie möchten.
• Integration mit Codabox/Voila: Alle Dokumente werden automatisch ohne zusätzlichen Aufwand in Ihr Buchhaltungssystem importiert.

Schritt 6 – Status verfolgen

Im Konto können Sie den Fortschritt genau überwachen:

• Peppol-Aktivierung: Überprüfen Sie für jeden Kunden, ob die Registrierung erfolgreich war. (über Meine Unternehmen)
• Teilen der Peppol-Verbindungen: Sehen Sie, ob der Kunde die Einladung erhalten und akzeptiert hat. (über Verbindungen)
• Dokumentenfluss: Verfolgen Sie, ob tatsächlich Dokumente empfangen und/oder versendet werden. (über Archiv und die Schaltfläche Erweiterte Suche)

Praktische Tipps

• Keine zusätzlichen Kosten für Sie: Die Nutzung des Doccle-Konten ist für Buchhalter kostenlos.
• Vollmacht: Stellen Sie sicher, dass Sie von jedem Kunden eine klare Vollmacht zur Aktivierung von Peppol haben.
• Kunden ohne Doccle: Das Teilen von Verbindungen führt sie automatisch durch den Prozess zur Erstellung eines kostenlosen Kontos.
• Abrechnung an Kunden: Möchten Sie die Kosten für DocclePro selbst übernehmen und nicht der Kunde? Kontaktieren Sie jonathan.haasl@doccle.be

Nützliche Links

• Registrierungsformular: doccle.be/voor-zelfstandigen/registreer-peppol-voor-je-klanten
• Start als Buchhalter: doccle.be/s/startalsaccountant
• Fragen? Senden Sie eine E-Mail an community@doccle.be