We kunnen niet garanderen dat bij het omzetten van de PDF-versie van je factuur onze leesmodule die met 100% correctheid kan uitlezen. Daarom hebben we de mogelijkheid voorzien om gegevens aan te passen voor je jouw e-factuur verstuurt.
Om de herkenning en verwerking van facturen zo vlot en succesvol mogelijk te maken, geven we graag een aantal tips mee.
Factuurnummer en datum
De labels en waarden voor factuurnummer en datum staan best naast elkaar in plaats van boven en onder elkaar. Beide waarden lijken namelijk sterk op elkaar waardoor fouten kunnen ontstaan.
Voorbeeld van een eenvoudige lay-out:
Factuurnummer: 2026-001 Datum 01/01/2026
Leverancier en klant
De gegevens van leverancier en klant kan je best duidelijk gescheiden houden. Waarbij ze voldoende ver uit elkaar staan. Dit mag horizontaal en verticaal zijn.
Voorbeeld van een eenvoudige lay-out
Het helpt ook om een label toe te voegen voor de klantgegevens. Bijvoorbeeld: 'Te factureren aan'.
Totalen en btw
Wanneer alle factuurlijnen hetzelfde btw-percentage hebben, adviseren we om dit duidelijk te vermelden.
- Totaal exclusief btw: 100
- btw 21%: 21
- Totaal inclusief btw: 121
Wanneer meerdere btw-percentages voorkomen, vermeld dan de basisbedragen per btw-percentage.
Voorbeeld:
Factuurlijnen
Bij factuurlijnen moeten volgende velden aanwezig zijn:
- Omschrijving
- Aantal
- Eenheidsprijs (excl.)
- Totaal (excl.)
- btw %
Het btw-percentage is optioneel, maar kan helpen om het percentage per lijn te herkennen. Wanneer omschrijvingen meerdere regels bevatten, kan een duidelijke tabelstructuur met horizontale lijnen helpen om de lijnen beter van elkaar te scheiden.