Afhankelijk van je situatie zijn er verschillende manieren om je boekhouding te organiseren met Doccle. Hieronder vind je een overzicht per scenario.
1. Je hebt geen boekhouder
Het is niet verplicht om met een boekhouder te werken.
Gebruik je geen boekhoudtoepassing, dan hoef je ook geen koppeling te maken.
Wordt er in bepaalde Doccle-functionaliteiten gevraagd naar een boekhouder? Dan kan je deze stap gerust overslaan.
2. Je werkt met een boekhouder of boekhoudtoepassing
In dit geval is het belangrijk dat al je inkomende en uitgaande facturen vlot bij je boekhouder of in je boekhoudpakket terechtkomen.
Check dan eerst bij je boekhouder of deze een Doccle-account voor Accountants heeft.
2.1 Je boekhouder heeft een Doccle-account voor Accountants
Heeft je boekhouder jouw bedrijf geregistreerd, dan ontvangt je boekhouder je aankoopfacturen al.
Maar je boekhouder moet de Peppol-verbindingen ook delen met jou zodat jij je aankoopfacturen ook kan raadplegen en betalen, en je verkoopfacturen kan verzenden via Peppol.
Zodra de boekhouder je verbindingen met jou deelt, ontvang je een e-mail om het delen te aanvaarden. Daarna komen al je aankoopfacturen automatisch in je Doccle-account terecht. Wil je ook facturen kunnen verzenden via Peppol, dan activeer je DocclePro. Dit kan via je bedrijfsdashboard in je Doccle-account.
Na deze stappen ontvangen zowel jij als je boekhouder de aankoop- en verkoopfacturen in jullie Doccle-account.
Heb je nog geen uitnodiging ontvangen van je boekhouder? Neem dan zeker contact op met je boekhouder en vraag hem de beide Peppol-verbindingen (Aankoop en Verkoop) voor jouw bedrijf te delen.
Heb jij je bedrijf zelf geregistreerd, dan vraag je je boekhouder om jouw bedrijf toe te voegen aan zijn Doccle-account voor Accountants. Daarna ontvangen jij en je boekhouder de aan-en verkoopfacturen in je Doccle-account.
2.2 Je boekhouder heeft géén Doccle-Account voor Accountants
In dit geval heb je 3 mogelijke scenario's om je facturen bij je boekhouder te krijgen.
1. Je boekhoudtoepassing werkt op basis van een e-mailadres.
Je koppelt dan je Peppol-verbindingen aan je boekhoudtoepassing.
Zo ga je te werk:
Stap 1
Ga naar ‘Verbindingen’ en klik onderaan, onder het overzicht van al je verbindingen, op ‘Koppel met je boekhouding’.
Stap 2
Selecteer het bedrijf dat je wil koppelen.
⚠️ Je kan deze procedure herhalen als je meerdere bedrijven hebt.
Stap 3
Geef het e-mailadres in waarnaar de facturen mogen worden gestuurd.
Je kan deze koppeling een naam geven. Dit is handig wanneer je meerdere bedrijven hebt of meerdere e-mailadressen waarmee je wil koppelen.
Stap 4
Klaar!
⚠️ Heb je een verschillende e-mailadres voor aankoop- en verkoopfacturen?
Doorloop dan deze procedure twee keer.
2. Je boekhoudtoepassing werkt NIET met een e-mailadres.
In dit geval kan je zelf je facturen manueel downloaden en bezorgen aan je boekhouder.
Zo ga je te werk:
Stap 1
Log in op je Doccle-account en ga naar je archief.
Stap 2
Vink de facturen aan die je wil downloaden door te klikken op het vakje vooraan de lijn van de factuur.
Je kan tot 10 facturen tegelijkertijd downloaden.
Stap 3
Klik op ‘Download’ in het venster dat onderaan geopend werd.
Stap 4
De geselecteerde documenten worden gedownload en zijn beschikbaar in je downloads-map voor verdere verwerking.
Het is niet mogelijk om dit automatisch te doen.
3. Je boekhouder werkt met de dienst VOILA van Codabox.
Dan moet je zelf niets configureren maar vraag je aan je accountant om Voila van Codabox te activeren. Voila is een betalende dienst van Codabox, een bedrijf dat gekoppeld is met heel wat boekhoudpakketten en zo eenvoudig de documenten doorstuurt.
Zo ga je te werk:
Neem contact op met je boekhouder zodat hij het doorstromen van de facturen met Voila in orde kan brengen.