Dat kan zeker. Er zijn heel wat documenten die niet via Peppol worden verstuurd. Denk maar aan loonbrieven, documenten van uw verzekeraar, restaurantticketjes, parkeerbonnetjes, facturen van internationale leveranciers, etc.
Ook deze kan uw klant eenvoudig en automatisch delen met u. Hoe hangt af of :
- de klant het document inscant/uploadt in Doccle of
- de klant de documenten van een bedrijf rechtstreeks in Doccle ontvangt
Om naar het artikel te gaan waar we dit uitleggen vanuit het perspectief van uw klant en dat u zo kan delen met uw klant, klik hier.
Hoe documenten inscannen/uploaden in Doccle en delen met de accountant?
Stap 1: uw klant deelt de Doccle Upload verbinding met u als accountant en dient volgende stappen te doorlopen:
- Uw klant klikt in zijn Doccle-account op Verbindingen. Deze krijgt vervolgens een overzicht van zijn huidige verbindingen.
- Uw klant klikt op de drie stipjes bij de verbinding Doccle Upload en klikt op Hernoemen.
- De klant hernoemt de verbinding naar "[Bedrijfsnaam] + Doccle Upload" en klikt op Opslaan.
- Uw klant klikt opnieuw op de drie stipjes bij de nu hernoemde verbinding "[Bedrijfsnaam] + Doccle Upload" en klikt dan op Delen. In de app kan men delen door onderaan in de verbinding op Uitnodiging te klikken.
- Uw klant vult uw e-mailadres in.
- Uw klant klikt op Uitnodiging sturen om de uitnodiging te bevestigen.
⚠️ Opgelet: eens Doccle upload gedeeld is, zullen alle documenten die uw klant instant zichtbaar zijn in uw Doccle Account. TIP: als de klant niet wil dat persoonlijke uploads gedeeld worden, is het belangrijk om een aparte account te creëren voor zijn of haar zaak.
Stap 2: U als accountant ontvangt een email waarin u gevraagd wordt om de verbindingsuitnodiging te aanvaarden.
Mocht uw klant de naam niet hebben aangepast, dan heeft u hier de mogelijkheid om de naam zelf aan te passen naar “[Bedrijfsnaam] + Doccle Upload” zodat u dit eenvoudig kan onderscheiden van andere klanten.
Stap 3: U kan instellen dat deze documenten ook automatisch naar uw boekhoudpakket worden gestuurd afhankelijk van hoe uw boekhoudpakket werkt. (voor meer informatie hierover lees dit artikel).
Stap 4: uw klant dient de mobiele Doccle-app te downloaden via de Google Play store of de Apple app Store.
Stap 5: uw klant scant het bonnetje met behulp van de Doccle-app op zijn gsm:
- Uw klant klikt op de plus (+) knop bovenaan.
- Uw klant kiest hier hoe hij een document wilt toevoegen: zelf een document scannen, een foto nemen of een bestand kiezen uit de bibliotheek en dat opladen.
- Vervolgens kan uw klant het nieuwe document een naam, datum en categorie toekennen.
- Uw klant klikt op Opslaan.
Hoe documenten die ontvangen worden in Doccle, automatisch delen met de accountant?
De klant kan ook andere verbindingen (zoals van sociaal secretariaten of verzekeringsbedrijven) delen met u opdat u ten alle tijd zicht krijgt op deze documenten. Daarvoor dienen volgende stappen te gebeuren:
Stap 1: De klant deelt de verbinding.
- De klant klikt in zijn/haar Doccle-account op Verbindingen en krijgt vervolgens een overzicht van zijn/haar huidige verbindingen.
- De klant klikt op de drie stipjes bij de verbinding die hij/zij wilt delen en klikt op Delen. In de app kan hij/zij delen door onderaan in de verbinding op Uitnodiging te klikken.
- De klant vult uw e-mailadres. De klant kan optioneel een andere naam voor de verbinding ingeven.
- Klik op Uitnodiging sturen om de uitnodiging te bevestigen.
Stap 2: U als accountant ontvangt een email waarin u gevraagd wordt om de verbindingsuitnodiging te aanvaarden.
Stap 3: U kan instellen dat deze documenten ook automatisch naar uw boekhoudpakket worden gestuurd afhankelijk van hoe uw boekhoudpakket werkt. (voor meer informatie hierover, zie dit artikel).