Lorsque vous téléchargez un document, Doccle reconnaît automatiquement les données de la facture et les remplit dans les champs structurés situés sur la gauche de l’écran. Ces champs, accompagnés du document PDF, seront ensuite envoyés au client via le réseau Peppol.
Notez que la reconnaissance automatique peut comporter des erreurs ou ignorer certains champs. Un champ incorrect ou non reconnu est signalé par une icône rouge ou orange. Veillez donc à vérifier soigneusement les champs structurés et à les compléter si nécessaire avant l’envoi de la facture.
Informations générales
Type de document
Choisissez le type de document que vous souhaitez envoyer. Vous pouvez opter pour une facture standard ou une note de crédit, selon le cas.
Numéro de facture
Ce champ obligatoire contient le numéro de référence unique de votre facture.
Date d’émission
Indiquez ici la date à laquelle la facture a été créée. Cette date ne peut pas être située dans le futur.
Date d’éxpiration
Saisissez la date limite à laquelle le paiement doit être effectué par le client.
Numéro de commande
Ce champ est facultatif mais doit être complété s’il apparaît sur la facture ou a été fourni par le client. Ce numéro permet de faire le lien avec une commande spécifique. Il est souvent requis pour les factures adressées aux administrations.
Données client
L’envoi via Peppol est réservé aux factures entre entreprises. Votre client doit donc être une entité professionnelle. S’il s’agit d’un particulier, vous serez invité à utiliser l’envoi par e-mail. À partir de 2026, l’enregistrement sur Peppol sera obligatoire. Doccle vérifie automatiquement si votre client est bien enregistré. Si ce n’est pas le cas, une alternative par e-mail vous sera proposée.
Référence
Il s’agit d’un champ facultatif où vous pouvez saisir, par exemple, le nom de la personne ayant passé la commande, un numéro d’employé ou une référence interne.
Nom de l’entreprise
Champ obligatoire indiquant le nom de l’entreprise destinataire.
Numéro d’entreprise
Saisissez ici le numéro BCE de votre client. Ce numéro belge contient 10 chiffres, dont le premier est un 0 ou un 1.
Adresse
Indiquez l’adresse complète de votre client : rue, numéro, boîte éventuelle, code postal et commune. Seules les adresses belges sont autorisées.
Informations de paiement
Mon entreprise
Choisissez ici l’entreprise émettrice de la facture. Celle-ci doit être enregistrée sur Peppol. Si ce n’est pas encore le cas, effectuez d’abord cette démarche. Pour plus d’informations, consultez Qu’est-ce que Peppol et comment ça marche ?.
Numéro de compte (IBAN)
Indiquez le numéro de compte bancaire sur lequel vous souhaitez recevoir le paiement. Le format IBAN commence par “BE” suivi de 14 chiffres.
Référence de paiement
Saisissez ici la référence que votre client devra utiliser lors du paiement, comme le numéro de facture ou une communication structurée (par exemple +++123/1234/12345+++). Cette référence est importante pour faire le lien entre le paiement et la facture.
Moyens de paiement
Spécifiez le mode de paiement que le client utilisera. Les options possibles sont le virement bancaire, le paiement par carte bancaire ou le paiement en espèces.
Lignes de facture
Les lignes de facture contiennent les détails sur les produits ou services fournis. Vérifiez qu’elles sont complètes et conformes à vos attentes. Vous pouvez ajouter ou supprimer des lignes si nécessaire.
Chaque ligne comprend :
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Description : une brève explication de l’article ou du service fourni.
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Quantité : le nombre d’unités vendues.
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Prix unitaire : le prix d’une unité, hors TVA. Seuls les montants en euros sont acceptés.
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Total (hors TVA) : calculé automatiquement à partir du prix unitaire et de la quantité.
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Taux de TVA : choisissez parmi 0 %, 6 %, 12 % ou 21 %.
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Catégorie de TVA : obligatoire uniquement si le taux est de 0 %. Les catégories possibles sont :
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Autoliquidation de la TVA
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Exonéré de TVA
-
Non soumis à la TVA
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Marchandises à taux zéro
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Livraison intracommunautaire
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Exportation hors UE
-
Note
Vous pouvez ajouter ici un message facultatif à l’attention de votre client, par exemple pour mentionner des conditions de paiement spécifiques.
Totaux
Les totaux de la facture sont calculés automatiquement sur base des lignes introduites. Si les montants ne correspondent pas à vos attentes, vérifiez que toutes les lignes ont bien été encodées et que les montants sont corrects.