Doccle leest de gegevens op je factuur automatisch uit. Het kan gebeuren dat een factuurnummer, datum, bedrag of btw-percentage niet correct wordt herkend.
Je hoeft de factuur daarvoor niet meteen opnieuw op te maken. Controleer eerst de uitgelezen gegevens en corrigeer eventuele fouten manueel in de invulvelden links van de factuur.
Wil je voorkomen dat dezelfde fouten bij toekomstige facturen terugkomen? Gebruik dan een van onze templates of pas je eigen factuurlay-out aan volgens de onderstaande richtlijnen.
Hoe verbeter ik de uitlezing van toekomstige facturen?
Optie 1: gebruik een van onze factuurtemplates
Voor het beste resultaat raden we aan om je facturen op te stellen met onze Word- of Excel-template.
Je vindt de beschikbare templates onderaan deze pagina bij de bijlagen.
De templates bevatten afzonderlijke zones voor:
- de gegevens van de leverancier;
- het factuurnummer en de factuurdatum;
- de gegevens van de klant;
- de factuurlijnen;
- de bedragen exclusief btw, de btw-bedragen en het totaalbedrag.
Vul de beschikbare velden in en behoud de algemene structuur van de template zoveel mogelijk. Exporteer het document daarna als PDF voordat je het via Doccle verstuurt.
Optie 2: behoud je eigen factuurlay-out
Wil je geen gebruikmaken van onze templates? Pas je factuur dan aan volgens de onderstaande richtlijnen.
De volledige richtlijnen vind je onderaan deze pagina bij de bijlagen.
Plaats het factuurnummer en de datum duidelijk naast hun labels
Zet het factuurnummer en de factuurdatum naast het bijbehorende label. Plaats beide waarden niet zonder duidelijke scheiding onder twee kolomtitels. Een datum en een factuurnummer kunnen sterk op elkaar lijken, waardoor ze verkeerd kunnen worden uitgelezen.
Bijvoorbeeld:
Factuurnummer: 2026-001
Datum: 01/01/2026
Scheid de gegevens van de leverancier en de klant
Zorg dat de gegevens van de leverancier en de klant voldoende ver uit elkaar staan. Dit kan horizontaal of verticaal.
Voeg bij de klantgegevens ook een duidelijk label toe, zoals ‘Te factureren aan’.
Geef totalen en btw-bedragen afzonderlijk weer
Wanneer alle factuurlijnen hetzelfde btw-percentage hebben, vermeld dan duidelijk:
Totaal exclusief btw
Btw 21%
Totaal inclusief btw
Gebruik je meerdere btw-percentages? Vermeld dan het basisbedrag en het btw-bedrag afzonderlijk voor ieder percentage.
Gebruik een duidelijke tabel voor de factuurlijnen
Neem bij iedere factuurlijn bij voorkeur de volgende velden op:
Omschrijving – Aantal – Eenheidsprijs exclusief btw – Totaal exclusief btw – Btw-percentage
Het btw-percentage per lijn is niet verplicht, maar kan helpen om het juiste percentage te herkennen.
Gebruik horizontale lijnen of voldoende witruimte wanneer een omschrijving meerdere regels bevat. Zo blijven de verschillende factuurlijnen duidelijk van elkaar gescheiden.
Wordt je factuur nog steeds niet correct uitgelezen?
Je kunt de niet correct uitgelezen gegevens altijd zelf aanpassen in de velden links van de factuur.